Zostań Warszawskim Ambasadorem Kongresów

i poznaj możliwości wsparcia Warsaw Convention Bureau przy pozyskiwaniu i organizacji konferencji

Jednym z głównych zadań Warsaw Convention Bureau jest pozyskiwanie do Warszawy wydarzeń konferencyjnych i kongresowych. Jako dział Warszawskiej Organizacji Turystycznej, zrzeszającej różnych przedstawicieli branży spotkań, dysponujemy dostępem do szerokiej oferty MICE oraz narzędziami pomocnymi w procesie ubiegania się o wydarzenie.

Jako stowarzyszenie powołane przez Urząd m. st. Warszawy, mamy również możliwość dotarcia do odpowiednich organów administracji publicznej w celu otrzymania oficjalnego wsparcia dla wydarzeń i ich uczestników. Oto jak możemy wesprzeć organizatora konferencji lub kongresu:

Wsparcie w procesie pozyskiwania wydarzenia

Jeśli jesteś przedstawicielem lokalnej społeczności naukowej lub aktywnym członkiem stowarzyszenia i chcesz zorganizować międzynarodowy kongres swojej specjalizacji w Warszawie – sprawdź, jak możemy wesprzeć Twoje starania.
  • analiza kryteriów branych pod uwagę przez zarząd stowarzyszenia przy wyborze destynacji na poprzednią edycję wydarzenia (dostęp do międzynarodowej bazy ICCA i kluczowych informacji od partnerów zagranicznych poprzednich edycji takich jak inne convention bureaux)
  • zebranie ofert od obiektów, hoteli, restauracji, rekomendacja lokalnych organizatorów konferencji
  • przygotowanie profesjonalnej, kompleksowej oferty kandydatury Warszawy (bid book) i możliwość osobistego wsparcia podczas zagranicznej prezentacji
  • pomoc w zaangażowaniu instytucji publicznych, np. przy zdobywaniu listów poparcia

Wsparcie przy organizacji potwierdzonego wydarzenia

Jeśli wydarzenie jest już potwierdzone, możemy wesprzeć Cię w jego organizacji i promocji.
  • wsparcie w staraniach o bezpłatną komunikację publiczną dla uczestników wydarzenia
  • udostępnienie publicznego obiektu lub patronat Prezydenta m. st. Warszawy
  • zwiedzanie Warszawy dla gości VIP
  • możliwość zapewnienia materiałów informacyjnych o Warszawie
  • promocja wydarzenia dostępnymi dla WOT kanałami komunikacji

(pełna informacja na temat zakresu wsparcia znajduje się w dokumencie „Wsparcie Warsaw CvB”)

Praktyczne informacje

Wiedza przydatna podczas planowania konferencji

Dlaczego warto zaangażować profesjonalnego organizatora kongresów (PCO) do organizacji swojego wydarzenia?

Zorganizowanie kongresu lub konferencji wiąże się z dużym nakładem czasu i  pracy oraz zadbaniem o różne aspekty wydarzenia, z którymi większość osób niezwiązanych z branżą spotkań na co dzień nie ma styczności. Poniżej przykłady działań, w których w profesjonalny sposób może wyręczyć nas PCO:

w procesie pozyskiwania i organizacji wydarzenia:
  • przygotowanie oferty kongresowej dla przedstawicieli instytucji naukowej, która ubiega się o organizację wydarzenia w Warszawie oraz prezentacji multimedialnej miasta-gospodarza
  • stworzenie strony internetowej wydarzenia oraz wydawnictw i materiałów konferencyjnych
  • selekcja i rekomendacja obiektów konferencyjnych, zebranie ofert, prowadzenie procesu rezerwacji i przedpłat w wybranych obiektach
  • rejestracja uczestników poprzez informatyczny system zarządzania
  • zaprojektowanie i zbudowanie recepcji i stoisk wystawienniczych
  • organizacja wydarzeń towarzyszących – rozrywkowych i kulturalnych, opracowanie programu dla osób towarzyszących, organizacja imprez przed– i pokongresowych
podczas samego wydarzenia i po jego zakończeniu:
  • zapewnienie i koordynacja transportu dla uczestników
  • zarządzanie logistyką konferencji
  • zapewnienie sprzętu konferencyjnego i tłumaczy
  • zarządzanie finansami imprezy (przygotowanie planu finansowego i przejrzystego kosztorysu imprezy, założenie oddzielnego konta, faktury dla uczestników, łatwe rozliczenia)

PCO dysponują też informatycznym systemem zarządzania kongresem i innymi wypracowanymi narzędziami, które mogą usprawnić przebieg konferencji.

Lista profesjonalnych PCO współpracujących z Warsaw Convention Bureau jest dostępna tutaj

Jak przygotować budżet dla konferencji?

Zorganizowanie dużego wydarzenia może się wydawać skomplikowanym i stresującym zadaniem. Przy wielu różnych jego aspektach do uwzględnienia, aby nie pominąć żadnego z nich i odpowiednio zaplanować budżet, pomocne będą wskazówki jednego z profesjonalnych organizatorów kongresów. Poniżej przedstawiamy kwestie i działania do wykonania, które trzeba rozważyć planując konferencję:

wybór organizatora wydarzenia
  • ogłoszenie przetargu; wybór organizatora na podstawie konkursu ofert
  • ewentualne negocjacje wynagrodzenia i warunków współpracy
  • finalizacja uwarunkowań prawnych i finansowych przyjętych rozwiązań – podpisanie umowy
jak spozycjonować konferencję w Polsce na tle podobnych wydarzeń w Europie
  • określenie wysokości fee (wpisowe) za uczestnictwo w wydarzeniu
  • wybór standardu sal konferencyjnych i hoteli
  • określenie jakości cateringu
  • ustalenie liczby osób bezpłatnych
zewnętrzne źródła finansowania konferencji, negocjacje ze sponsorami
  • zaangażowanie partnera negocjacyjnego, np. przedstawicieli komitetu naukowego
  • ustalenie wysokości kwot oraz zasad ich rozliczania
  • ustalenie warunków płatności i treści umów ze sponsorami
jak ustalić zrównoważony i bezpieczny budżet konferencji
  • wyliczyć kompleksowe koszty konferencji  na dzień sporządzania budżetu
  • oszacować przewidywane wpływy z dotacji sponsorów
  • ustalić wpisowe (fee)
  • określić formę i wysokość wynagrodzenia dla PCO
  • przygotować umowę o wykonanie usługi z możliwością wprowadzenia zmian
jak zminimalizować ryzyko i niebezpieczeństwo niepowodzenia finansowego konferencji
  • zlecając PCO kompleksowy nadzór nad funduszami konferencji; środki finansowe na rachunku PCO
  • monitorując wpłaty z fee oraz wpływy od sponsorów i elastycznie reagując na koszty
  • zapewniając dobrą współpracę między organizatorami i możliwość modyfikowania zawartej umowy

Mając na uwadze fakt, że nadzór finansowy nad konferencją wymaga od organizatora dużej ilości czasu i skrupulatności, profesjonalni organizatorzy kongresów wychodzą naprzeciw tym potrzebom, oferując swoje usługi również w tym zakresie.

Lista PCO rekomendowanych przez Warsaw Convention Bureau znajduje się tutaj

Jak ubiegać się o wsparcie m. st. Warszawy dla swojego wydarzenia?

Miasto dysponuje różnymi możliwościami wsparcia dla wydarzeń, które mogą sprawić, że wybór Warszawy okaże się bardziej atrakcyjny dla organizatora i jego uczestników.

Poznaj możliwe miejskie formy wsparcia:
  • nieodpłatne udostępnienie obiektu konferencyjnego należącego do samorządu na potrzeby wydarzenia
  • bezpłatna komunikacja miejska dla wszystkich uczestników na czas trwania kongresu
  • objęcie wydarzenia patronatem Prezydenta m. st. Warszawy
  • obecność władz rządowych lub samorządowych na wydarzeniu (np. podczas kolacji otwierającej)
  • promocja wydarzenia przez biuro prasowe Urzędu m. st. Warszawy, w środkach komunikacji miejskiej lub poprzez inne kanały komunikacji, jakimi dysponuje miasto

Aby móc skorzystać z powyższych możliwości warto skontaktować się z Warsaw Convention Bureau w celu uzyskania informacji o procedurach aplikacyjnych, wymaganych dokumentach  oraz dodatkowym wsparciu i rekomendacji Warszawskiej Organizacji Turystycznej w procesie wnioskowania.

 

Jak znaleźć obiekt dla planowanego wydarzenia?

Lista najważniejszych obiektów konferencyjnych i hotelowych w Warszawie, z informacjami o pojemności sal w różnych konfiguracjach i ustawieniach, znajduje się w naszym najnowszym katalogu Warsaw Meetings Guide 2019

Aby otrzymać rekomendacje lub oferty cenowe od poszczególnych obiektów najlepiej wysłać zapytanie do Warsaw Convention Bureau, w którym powinny się znaleźć następujące informacje:
  • planowany termin wydarzenia
  • zakładana liczba uczestników
  • rodzaj obiektu (hotel/centrum konferencyjne/instytucja naukowa/obiekt kulturalny) i jego lokalizacja (odległość od centrum/lotniska)
  • informacje na temat kolacji galowej i dodatkowych atrakcji
  • wymagania techniczne dla przebiegu wydarzenia
  • proces rezerwacji pokoi hotelowych (rezerwacje dokonywane przez uczestników we własnym zakresie, czy zakładane grupowo, np. przez zarząd stowarzyszenia)

Warsaw Convention Bureau dysponuje też szczegółowymi prezentacjami poszczególnych obiektów i pomoże je dostosować do wymogów organizatora wydarzenia.

 

Potwierdzone wydarzenia w Warszawie

Proces pozyskiwania dużej konferencji często zaczyna się na kilka lat przed jej planowaną datą. Jak najlepsze dopasowanie oferty wymaga przeanalizowania lokalizacji jej poprzednich edycji, w czym pomocne są kontakty z zagranicznymi odpowiednikami Warsaw Convention Bureau. Oprócz zebrania materiałów i przygotowania profesjonalnego bid-booka, zdarza się, że członkowie zespołu towarzyszą lokalnemu ambasadorowi podczas samej prezentacji przed zarządem stowarzyszenia. Potwierdzone wydarzenie wymaga dalszego wsparcia, między innymi w procesie pozyskiwania wsparcia od instytucji publicznych.

Dzięki staraniom Warsaw Convention Bureau w Warszawie w nadchodzących latach odbędą się następujące wydarzenia:

Warszawski Klub Ambasadora Kongresów

Warszawski Klub Ambasadora Kongresów jest projektem, w ramach którego Warsaw Convention Bureau wspiera lokalny świat nauki i stowarzyszenia branżowe w pozyskiwaniu ważnych międzynarodowych wydarzeń do Warszawy. Warszawski Klub Ambasadora realizuje na terenie stolicy założenia Programu Ambasadorów Kongresów Polskich, którego właścicielami i prowadzącymi są Polska Organizacja Turystyczna Stowarzyszenie “Kongresy i Konferencje w Polsce”

W ramach Warszawskiego Klubu Ambasadora Kongresów Warsaw Convention Bureau realizuje następujące działania:
  • wspieranie przedstawicieli lokalnych środowisk naukowych i branżowych w przygotowaniu i promocji atrakcyjnej i profesjonalnej oferty Warszawy na międzynarodowe wydarzenia
  • organizacje spotkań, podczas których potencjalnym ambasadorom kongresów przekazywane są informacje o możliwym zakresie wsparcia ze strony Warsaw Convention Bureau i jego partnerów oraz wiedza merytoryczna o skutecznym pozyskiwaniu i profesjonalnej realizacji wydarzeń kongresowych
  • budowanie i rozwój sieci interesariuszy warszawskich wydarzeń kongresowych, do którego należą między innymi:
    • przedstawiciele lokalnego świata nauki i stowarzyszeń branżowych – jako potencjalni organizatorzy kongresów
    • przedstawiciele Urzędu m.st. Warszawy oraz innych instytucji publicznych – jako beneficjenci transferu wiedzy dokonującego się w ramach kongresów i pozytywnego wpływu ekonomicznego wydarzeń na gospodarkę miasta i kraju
    • przedstawiciele warszawskiej branży kongresowej i turystycznej – jako podmioty odpowiedzialne za logistyczną realizację wydarzeń w stolicy.
Więcej o założeniach koncepcyjnych programu Warszawski Klub Ambasadora Kongresów

Pozyskiwanie do stolicy dużych wydarzeń kongresowych realizowane jest przez nas są w ramach koncepcji potrójnej helisy (triple helix), która od lat 90tych ubiegłego wieku opisuje model rozwoju innowacyjnych gospodarek tworzonych przez tzw. społeczeństwa wiedzy, w których główną rolę odgrywa nauka i kapitał intelektualny. Koncepcja triple helix zakłada, że innowacyjność gospodarki opartej na wiedzy jest wynikiem ścisłej współpracy trzech sektorów: ośrodka nauki, świata biznesu i przedstawicieli rządu bądź samorządu. Model tej dynamicznej relacji, choć w teorii oczywiście złożony, sprowadza się do prostej zasady: ośrodki naukowe (uniwersytety, instytuty badawcze, etc.) dysponują największym potencjałem innowacyjnym w ramach prowadzonych przez siebie badań; świat biznesu (od międzynarodowych korporacji po lokalne start up’y) ma z kolei naturalną motywację i zasoby finansowe, aby te innowacje wdrażać w ramach nowych produktów i usług (budowanie przewagi konkurencyjnej i zwiększanie rentowności). Ta wzajemnie uzupełniająca się relacja świata nauki i biznesu jest z kolei korzystna dla administracji publicznej (rozwój nowoczesnej, wolnorynkowej gospodarki), w związku z czym wspiera ona tę współpracę na różnych poziomach – od legislacji po subwencje i programy wsparcia.

Model potrójnej helisy znajduje swoje praktyczne zastosowanie w synergicznej pracy interesariuszy z trzech wymienionych sektorów nad pozyskiwaniem międzynarodowych kongresów do destynacji. Wydarzenia te są bowiem jednymi z podstawowych narzędzi, w ramach których odbywa się transfer wiedzy, który warunkuje pojawienie się innowacji (świat nauki), zwiększa możliwość jej produktowej implementacji (lokalny i międzynarodowy świat biznesu) oraz pozwala na osadzenie tych rozwiązań w ramach lokalnej gospodarki (administracja). Rolą convention bureau jest natomiast odpowiednie stymulowanie współpracy tych interesariuszy i dbanie o przygotowanie i promocję atrakcyjnej oferty miasta na kongresowy konkurs destynacji. W ramach takiego właśnie modelu Warsaw CvB pracuje z lokalnym światem nauki, biznesu i administracji. Dodatkowo, chcąc zwiększać efektywność swoich działań (pozyskiwanie wydarzeń) oraz działać na rzecz rozwoju lokalnej gospodarki, Warsaw Convention Bureau wybiera priorytetowe wydarzenia do pozyskania korzystając m.in. z wytycznych Urzędu m.st. Warszawy, które definiują kluczowe gałęzie warszawskiej gospodarki. Jednym z takich kierunkowych dokumentów jest „Diagnoza potencjału MŚP z Warszawskiego Obszaru Funkcjonalnego w zakresie internacjonalizacji” (Warszawa, 2017). Wersja skrócona tego dokumentu jest dostępna tutaj.

Serdecznie zapraszamy do kontaktu zarówno stowarzyszenia jak i indywidualne osoby, które zainteresowane są otrzymaniem wsparcia dla swojej inicjatywy pozyskiwania międzynarodowych wydarzeń kongresowych i konferencyjnych do Warszawy. Tutaj  znajdą Państwo podstawową ofertę wsparcia, jakiego udziela Warsaw Convention Bureau, wspólnie ze swoimi partnerami.

Więcej informacji o programie Klub Ambasadorów Polskich na Poland Convention BureauAmbasadorkongresow.pl

Materiały promocyjne

Zamów bezpłatnie materiały promocyjne dla swojego wydarzenia lub konferencji – skontaktuj się z nami: wcb@warsawconvention.pl

 

 

Contact:

Warsaw Convention Bureau
Pałac Kultury i Nauki
9th floor, rooms 937, 946
Pl. Defilad 1, 00-901 Warszawa
wcb@warsawconvention.pl

You will find our details here

 

 

 

 

Follow us at:

 

 

 

 

Partners:

 

 

 

 

Partner institutions: