Zostań Warszawskim Ambasadorem Kongresów

poznaj możliwości wsparcia Warsaw Convention Bureau przy pozyskiwaniu i organizacji konferencji

Jednym z głównych zadań Warsaw Convention Bureau jest pozyskiwanie do Warszawy wydarzeń konferencyjnych i kongresowych. Jako dział Warszawskiej Organizacji Turystycznej, zrzeszającej różnych przedstawicieli branży spotkań, dysponujemy dostępem do szerokiej oferty MICE oraz narzędziami pomocnymi w procesie ubiegania się o wydarzenie.

Jako stowarzyszenie powołane przez Urząd m. st. Warszawy, mamy również możliwość dotarcia do odpowiednich organów administracji publicznej w celu otrzymania oficjalnego wsparcia dla wydarzeń i ich uczestników. Oto jak możemy wesprzeć organizatora konferencji lub kongresu:



Pobierz plik "Wsparcie Warsaw CvB"

(.PDF)

Wsparcie w procesie pozyskiwania wydarzenia

Jeśli jesteś przedstawicielem lokalnej społeczności naukowej lub aktywnym członkiem stowarzyszenia i chcesz zorganizować międzynarodowy kongres swojej specjalizacji w Warszawie – sprawdź, jak możemy wesprzeć Twoje starania.

analiza kryteriów branych pod uwagę przez zarząd stowarzyszenia przy wyborze destynacji na poprzednią edycję wydarzenia (dostęp do międzynarodowej bazy ICCA i kluczowych informacji od partnerów zagranicznych poprzednich edycji takich jak inne convention bureaux)
zebranie ofert od obiektów, hoteli, restauracji, rekomendacja lokalnych organizatorów konferencji
przygotowanie profesjonalnej, kompleksowej oferty kandydatury Warszawy (bid book) i możliwość osobistego wsparcia podczas zagranicznej prezentacji
pomoc w zaangażowaniu instytucji publicznych, np. przy zdobywaniu listów poparcia

Wsparcie przy organizacji potwierdzonego wydarzenia

Jeśli wydarzenie jest już potwierdzone, możemy wesprzeć Cię w jego organizacji i promocji.

wsparcie w staraniach o bezpłatną komunikację publiczną dla uczestników wydarzenia
udostępnienie publicznego obiektu lub patronat Prezydenta m. st. Warszawy
zwiedzanie Warszawy dla gości VIP
możliwość zapewnienia materiałów informacyjnych o Warszawie
promocja wydarzenia dostępnymi dla WOT kanałami komunikacji

(pełna informacja na temat zakresu wsparcia znajduje się w dokumencie „Wsparcie Warsaw CvB”)

Członkowie WOT o wydarzeniach online

Polish Congress Ambassadors Gala – Winner from Warsaw

Nowoczesne studio do wirtualnych spotkań w The Westin Warsaw

Studio online Sofitel Victoria &Visau otrzymało nominację do tegorocznej nagrody MP Power Venue w kategorii studio online

Kompleksowe studio konferencyjne w Sheraton Grand Warsaw

Brill AV Media o przyszłości eventów

innoSHARE UNIversity 2020

Najbliższa przyszłość eventów według Convention+

Platforma eventowa – przygotowanie eventu w czasie wyjątkowym

„Nowa normalność”. Eventy post-COVID

Eventy online z Mazurkas Congress Management

Praktyczne informacje

Wiedza przydatna podczas planowania konferencji

Dlaczego warto zaangażować profesjonalnego organizatora kongresów (PCO) do organizacji swojego wydarzenia?

Zorganizowanie kongresu lub konferencji wiąże się z dużym nakładem czasu i pracy oraz zadbaniem o różne aspekty wydarzenia, z którymi większość osób niezwiązanych z branżą spotkań na co dzień nie ma styczności. Poniżej przykłady działań, w których w profesjonalny sposób może wyręczyć nas PCO:

w procesie pozyskiwania i organizacji wydarzenia:

przygotowanie oferty kongresowej dla przedstawicieli instytucji naukowej, która ubiega się o organizację wydarzenia w Warszawie oraz prezentacji multimedialnej miasta-gospodarza
stworzenie strony internetowej wydarzenia oraz wydawnictw i materiałów konferencyjnych
selekcja i rekomendacja obiektów konferencyjnych, zebranie ofert, prowadzenie procesu rezerwacji i przedpłat w wybranych obiektach
rejestracja uczestników poprzez informatyczny system zarządzania
zaprojektowanie i zbudowanie recepcji i stoisk wystawienniczych
organizacja wydarzeń towarzyszących – rozrywkowych i kulturalnych, opracowanie programu dla osób towarzyszących, organizacja imprez przed– i pokongresowych

podczas samego wydarzenia i po jego zakończeniu:

zapewnienie i koordynacja transportu dla uczestników
zarządzanie logistyką konferencji
zapewnienie sprzętu konferencyjnego i tłumaczy
zarządzanie finansami imprezy (przygotowanie planu finansowego i przejrzystego kosztorysu imprezy, założenie oddzielnego konta, faktury dla uczestników, łatwe rozliczenia)

PCO dysponują też informatycznym systemem zarządzania kongresem i innymi wypracowanymi narzędziami, które mogą usprawnić przebieg konferencji.

Lista profesjonalnych PCO współpracujących z Warsaw Convention Bureau jest dostępna tutaj

Jak przygotować budżet dla konferencji?

Zorganizowanie dużego wydarzenia może się wydawać skomplikowanym i stresującym zadaniem. Przy wielu różnych jego aspektach do uwzględnienia, aby nie pominąć żadnego z nich i odpowiednio zaplanować budżet, pomocne będą wskazówki jednego z profesjonalnych organizatorów kongresów. Poniżej przedstawiamy kwestie i działania do wykonania, które trzeba rozważyć planując konferencję:

wybór organizatora wydarzenia

ogłoszenie przetargu; wybór organizatora na podstawie konkursu ofert
ewentualne negocjacje wynagrodzenia i warunków współpracy
finalizacja uwarunkowań prawnych i finansowych przyjętych rozwiązań – podpisanie umowy

jak spozycjonować konferencję w Polsce na tle podobnych wydarzeń w Europie

określenie wysokości fee (wpisowe) za uczestnictwo w wydarzeniu
wybór standardu sal konferencyjnych i hoteli
określenie jakości cateringu
ustalenie liczby osób bezpłatnych

zewnętrzne źródła finansowania konferencji, negocjacje ze sponsorami

zaangażowanie partnera negocjacyjnego, np. przedstawicieli komitetu naukowego
ustalenie wysokości kwot oraz zasad ich rozliczania
ustalenie warunków płatności i treści umów ze sponsorami

jak ustalić zrównoważony i bezpieczny budżet konferencji

wyliczyć kompleksowe koszty konferencji na dzień sporządzania budżetu
oszacować przewidywane wpływy z dotacji sponsorów
ustalić wpisowe (fee)
określić formę i wysokość wynagrodzenia dla PCO
przygotować umowę o wykonanie usługi z możliwością wprowadzenia zmian

jak zminimalizować ryzyko i niebezpieczeństwo niepowodzenia finansowego konferencji

zlecając PCO kompleksowy nadzór nad funduszami konferencji; środki finansowe na rachunku PCO
monitorując wpłaty z fee oraz wpływy od sponsorów i elastycznie reagując na koszty
zapewniając dobrą współpracę między organizatorami i możliwość modyfikowania zawartej umowy

Mając na uwadze fakt, że nadzór finansowy nad konferencją wymaga od organizatora dużej ilości czasu i skrupulatności, profesjonalni organizatorzy kongresów wychodzą naprzeciw tym potrzebom, oferując swoje usługi również w tym zakresie.

Lista PCO rekomendowanych przez Warsaw Convention Bureau znajduje się tutaj

Jak ubiegać się o wsparcie m. st. Warszawy dla swojego wydarzenia?

Miasto dysponuje różnymi możliwościami wsparcia dla wydarzeń, które mogą sprawić, że wybór Warszawy okaże się bardziej atrakcyjny dla organizatora i jego uczestników.

Poznaj możliwe miejskie formy wsparcia:

nieodpłatne udostępnienie obiektu konferencyjnego należącego do samorządu na potrzeby wydarzenia
bezpłatna komunikacja miejska dla wszystkich uczestników na czas trwania kongresu
objęcie wydarzenia patronatem Prezydenta m. st. Warszawy
obecność władz rządowych lub samorządowych na wydarzeniu (np. podczas kolacji otwierającej)
promocja wydarzenia przez biuro prasowe Urzędu m. st. Warszawy, w środkach komunikacji miejskiej lub poprzez inne kanały komunikacji, jakimi dysponuje miasto

Aby móc skorzystać z powyższych możliwości warto skontaktować się z Warsaw Convention Bureau w celu uzyskania informacji o procedurach aplikacyjnych, wymaganych dokumentach oraz dodatkowym wsparciu i rekomendacji Warszawskiej Organizacji Turystycznej w procesie wnioskowania.

Jak znaleźć obiekt dla planowanego wydarzenia?

Lista najważniejszych obiektów konferencyjnych i hotelowych w Warszawie, z informacjami o pojemności sal w różnych konfiguracjach i ustawieniach, znajduje się w naszym najnowszym katalogu Warsaw Meetings Guide 2019

Aby otrzymać rekomendacje lub oferty cenowe od poszczególnych obiektów najlepiej wysłać zapytanie do Warsaw Convention Bureau, w którym powinny się znaleźć następujące informacje:

planowany termin wydarzenia
zakładana liczba uczestników
rodzaj obiektu (hotel/centrum konferencyjne/instytucja naukowa/obiekt kulturalny) i jego lokalizacja (odległość od centrum/lotniska)
informacje na temat kolacji galowej i dodatkowych atrakcji
wymagania techniczne dla przebiegu wydarzenia
proces rezerwacji pokoi hotelowych (rezerwacje dokonywane przez uczestników we własnym zakresie, czy zakładane grupowo, np. przez zarząd stowarzyszenia)

Warsaw Convention Bureau dysponuje też szczegółowymi prezentacjami poszczególnych obiektów i pomoże je dostosować do wymogów organizatora wydarzenia.

Potwierdzone wydarzenia w Warszawie

Proces pozyskiwania dużej konferencji często zaczyna się na kilka lat przed jej planowaną datą. Jak najlepsze dopasowanie oferty wymaga przeanalizowania lokalizacji jej poprzednich edycji, w czym pomocne są kontakty z zagranicznymi odpowiednikami Warsaw Convention Bureau. Oprócz zebrania materiałów i przygotowania profesjonalnego bid-booka, zdarza się, że członkowie zespołu towarzyszą lokalnemu ambasadorowi podczas samej prezentacji przed zarządem stowarzyszenia. Potwierdzone wydarzenie wymaga dalszego wsparcia, między innymi w procesie pozyskiwania wsparcia od instytucji publicznych.

Dzięki staraniom Warsaw Convention Bureau w Warszawie w nadchodzących latach odbędą się następujące wydarzenia:

Warszawski Klub Ambasadora Kongresów

Warszawski Klub Ambasadora Kongresów jest projektem, w ramach którego Warsaw Convention Bureau wspiera lokalny świat nauki i stowarzyszenia branżowe w pozyskiwaniu ważnych międzynarodowych wydarzeń do Warszawy. Warszawski Klub Ambasadora realizuje na terenie stolicy założenia Programu Ambasadorów Kongresów Polskich, którego właścicielami i prowadzącymi są Polska Organizacja Turystyczna i Stowarzyszenie „Kongresy i Konferencje w Polsce”

W ramach Warszawskiego Klubu Ambasadora Kongresów Warsaw Convention Bureau realizuje następujące działania:

wspieranie przedstawicieli lokalnych środowisk naukowych i branżowych w przygotowaniu i promocji atrakcyjnej i profesjonalnej oferty Warszawy na międzynarodowe wydarzenia
organizacje spotkań, podczas których potencjalnym ambasadorom kongresów przekazywane są informacje o możliwym zakresie wsparcia ze strony Warsaw Convention Bureau i jego partnerów oraz wiedza merytoryczna o skutecznym pozyskiwaniu i profesjonalnej realizacji wydarzeń kongresowych
budowanie i rozwój sieci interesariuszy warszawskich wydarzeń kongresowych, do którego należą między innymi:
- przedstawiciele lokalnego świata nauki i stowarzyszeń branżowych – jako potencjalni organizatorzy kongresów
- przedstawiciele Urzędu m.st. Warszawy oraz innych instytucji publicznych – jako beneficjenci transferu wiedzy dokonującego się w ramach kongresów i pozytywnego wpływu ekonomicznego wydarzeń na gospodarkę miasta i kraju
- przedstawiciele warszawskiej branży kongresowej i turystycznej – jako podmioty odpowiedzialne za logistyczną realizację wydarzeń w stolicy.

Więcej o założeniach koncepcyjnych programu Warszawski Klub Ambasadora Kongresów

Pozyskiwanie do stolicy dużych wydarzeń kongresowych realizowane jest przez nas są w ramach koncepcji potrójnej helisy (triple helix), która od lat 90tych ubiegłego wieku opisuje model rozwoju innowacyjnych gospodarek tworzonych przez tzw. społeczeństwa wiedzy, w których główną rolę odgrywa nauka i kapitał intelektualny. Koncepcja triple helix zakłada, że innowacyjność gospodarki opartej na wiedzy jest wynikiem ścisłej współpracy trzech sektorów: ośrodka nauki, świata biznesu i przedstawicieli rządu bądź samorządu. Model tej dynamicznej relacji, choć w teorii oczywiście złożony, sprowadza się do prostej zasady: ośrodki naukowe (uniwersytety, instytuty badawcze, etc.) dysponują największym potencjałem innowacyjnym w ramach prowadzonych przez siebie badań; świat biznesu (od międzynarodowych korporacji po lokalne start up’y) ma z kolei naturalną motywację i zasoby finansowe, aby te innowacje wdrażać w ramach nowych produktów i usług (budowanie przewagi konkurencyjnej i zwiększanie rentowności). Ta wzajemnie uzupełniająca się relacja świata nauki i biznesu jest z kolei korzystna dla administracji publicznej (rozwój nowoczesnej, wolnorynkowej gospodarki), w związku z czym wspiera ona tę współpracę na różnych poziomach – od legislacji po subwencje i programy wsparcia.

Model potrójnej helisy znajduje swoje praktyczne zastosowanie w synergicznej pracy interesariuszy z trzech wymienionych sektorów nad pozyskiwaniem międzynarodowych kongresów do destynacji. Wydarzenia te są bowiem jednymi z podstawowych narzędzi, w ramach których odbywa się transfer wiedzy, który warunkuje pojawienie się innowacji (świat nauki), zwiększa możliwość jej produktowej implementacji (lokalny i międzynarodowy świat biznesu) oraz pozwala na osadzenie tych rozwiązań w ramach lokalnej gospodarki (administracja). Rolą convention bureau jest natomiast odpowiednie stymulowanie współpracy tych interesariuszy i dbanie o przygotowanie i promocję atrakcyjnej oferty miasta na kongresowy konkurs destynacji. W ramach takiego właśnie modelu Warsaw CvB pracuje z lokalnym światem nauki, biznesu i administracji. Dodatkowo, chcąc zwiększać efektywność swoich działań (pozyskiwanie wydarzeń) oraz działać na rzecz rozwoju lokalnej gospodarki, Warsaw Convention Bureau wybiera priorytetowe wydarzenia do pozyskania korzystając m.in. z wytycznych Urzędu m.st. Warszawy, które definiują kluczowe gałęzie warszawskiej gospodarki. Jednym z takich kierunkowych dokumentów jest „Diagnoza potencjału MŚP z Warszawskiego Obszaru Funkcjonalnego w zakresie internacjonalizacji” (Warszawa, 2017). Wersja skrócona tego dokumentu jest dostępna tutaj.

Serdecznie zapraszamy do kontaktu zarówno stowarzyszenia jak i indywidualne osoby, które zainteresowane są otrzymaniem wsparcia dla swojej inicjatywy pozyskiwania międzynarodowych wydarzeń kongresowych i konferencyjnych do Warszawy. Tutaj znajdą Państwo podstawową ofertę wsparcia, jakiego udziela Warsaw Convention Bureau, wspólnie ze swoimi partnerami.

Więcej informacji o programie Klub Ambasadorów Polskich na Poland Convention Bureau i Ambasadorkongresow.pl

