Najbliższa przyszłość eventów według Convention+

CONVENTION + jest częścią Grupy Trip, która rozpoczęła działalność 1 lutego 1990 roku. Firma mająca siedziby w Zakopanem i w Warszawie zajmuje się organizacją kongresów, konferencji, warsztatów i szkoleń zarówno w kraju, jak i za granicą. Swój profesjonalizm, elastyczność oraz umiejętność zrozumienia oczekiwań klientów zawdzięcza doświadczeniu zdobytemu przy organizacji wielu wydarzeń z branży MICE. Convention+ może się poszczycić zaufaniem kilkudziesięciu klientów z branży medycznej, co zaowocowało realizacją licznych projektów kongresowych, realizowanych na rzecz sektora ochrony zdrowia o zasięgu ogólnopolskim i międzynarodowym.

Wiosna 2020
Rok 2020 zapowiadał się najlepszym w historii firmy. Convention+ miało potwierdzonych 20 konferencji i kongresów w tym 5 międzynarodowych. Uwaga wszystkich pracowników była skupiona na nadchodzących wydarzeniach, nikt nie spodziewał się, że sytuacja może się drastycznie zmienić.
Pandemia koronawirusa, która dotarła do Polski w marcu 2020 r. spowodowała szereg zmian w organizacji pracy biura. Firma musiała podjąć zdecydowane działania, aby wydarzenia, które mogą się odbywać w formie on-line – przenieść do sieci, a te które wymagają obecności uczestników – zorganizować w innym terminie. Pierwsze tygodnie wiązały się przede wszystkim z wymianą tysięcy maili z podwykonawcami, uczestnikami oraz sponsorami.

Lato 2020
Firma Convention+ produktywnie wykorzystała czas lockdownu poprzez następujące działania:

• zwiększenie aktywności w sieci,
• udoskonalenie systemu do wysyłki mailingów,
• aktualizację posiadanej bazy danych uczestników i firm,
• rozwinięcie współpracy z najlepszą firmą streamingową w Polsce,
• przygotowanie kompleksowej oferty na organizację konferencji hybrydowych i on-line,
• efektywny podział nowych obowiązków wśród pracowników.

Po intensywnym okresie przygotowań przyszedł czas na pierwsze realizacje.

Jesień 2020
Convention+ miało przyjemność organizować XI Kongres Polskiego Towarzystwa Chirurgii Naczyniowej, który odbył się w terminie 25-27 września 2020 r. pod przewodnictwem naukowym Pana Profesora Arkadiusza Jawienia w formie hybrydowej. W konferencji wzięło udział ponad 350 uczestników, a całość wydarzenia była podzielona na trzy 3-godzinne bloki wykładowe. Ważnym elementem konferencji była organizacja Walnego Zebrania Członków Towarzystwa połączona
z wyborem m.in. nowego Zarządu. Zebranie przebiegło sprawnie i bez zakłóceń.

Przygotowanie konferencji hybrydowej stawia przed organizatorem nowe wyzwania, które nie miały miejsca lub nie były tak istotne przy konferencjach stacjonarnych. Do najważniejszych zaliczamy:

• stworzenie profesjonalnego studia nagrań,
• płynne połączenie stacjonarnych wykładów ze zdalnymi prezentacjami, niezależnie od sprzętu i oprogramowania używanego przez poszczególnych wykładowców,
• zachowanie dokładnego timingu podczas trwania całej konferencji,
• przygotowanie techniczne wykładowców i uczestników,
• dodatkowe zabezpieczenie techniczne uzyskane dzięki pomocniczym serwerom oraz zwiększeniu przepustowości łącza internetowego,
• szczególny nacisk na bezpieczeństwo transmisji danych – odbiór tylko dla zarejestrowanych odbiorców.

Przyszłość
W najbliższym czasie kongresy i konferencje będą mogły się odbywać tylko w formie on-line i hybrydowej. Z tego powodu firma Convention+ zaadaptowała się do nowych warunków pracy i może zaoferować usługi realizowane na najwyższym poziomie. W ramach współpracy proponuje:

• wysokiej jakości streaming do wybranej liczby uczestników – zarówno dla kameralnych spotkań
  jak i wielotysięcznej publiczności;
• pełną obsługę prawną i finansową wydarzenia;
• zapewnienie kompleksowego zaplecza technicznego wydarzenia;
• stworzenie wizualizacji graficznych konferencji oraz dedykowanej strony internetowej umożliwiającej szybką i bezpieczną rejestrację, transmisję on-line oraz wirtualną wystawę firm;
• kontakt i wsparcie techniczne dla wykładowców i odbiorców;
• promocję wydarzenia w sieci poprzez prowadzenie social mediów, mailingi do wybranej bazy odbiorców i pozyskiwanie patronatów medialnych.

Nad realizacją każdego wydarzenia czuwa dedykowany koordynator wspierany przez doświadczony i zgrany zespół.  Firma Convention+ podejmie się realizacji każdego wydarzenia gwarantując pełne zaangażowanie i profesjonalizm.