“Nowa normalność”. Eventy post-COVID

Jeszcze nie tak dawno naszym problemem był overtourism, wiele debat branżowych poświęconych było ocenie negatywnego wpływu turystyki masowej na destynacje, w szczególności ich mieszkańców.  I tu nagle nasz świat został wywrócony do góry nogami. Po całkowitej zapaści naszej działalności zaczynamy żyć i pracować w stanie „nowej normalności”. Kilka trendów, w tym cyfryzacja, zrównoważony rozwój i zwiększona potrzeba bezpieczeństwa, które jawiły się jako przyszłość naszej branży, stały się teraz bardzo aktualne.

Cytując Miltona Fridmana „tylko kryzys wywołuje prawdziwe zmiany”, postawimy może zbyt śmiałą tezę, ale wydaje nam się, że naszym celem nie powinna być teraz odbudowa naszego sektora, a  odbudowa społeczności. Aby pobudzić popyt na nasze usługi musimy wsłuchać się w oczekiwania naszych klientów i partnerów. Co oni teraz mówią? Czy nam ufają? Czego oczekują?

– „Organizacja konferencji online jest dla nas nadal wyzwaniem i bardziej wyczerpującym zadaniem niż organizacja konferencji F2F. Trudniej jest nam komunikować się nie widząc twarzy, walcząc z zajętymi połączeniami (liniami), mamy problemy z koncentracją” – Florence Biddelle, Secretary General w European Issuers.
– „Biorąc pod uwagę negatywny finansowy wpływ COVID-19 na nasz sektor przemysłowy, już dzisiaj widzę wyzwania i ograniczenia, stojące przed członkami, dotyczące kosztów podróżowania i udziału w eventach w nadchodzących miesiącach. Cały czas monitorujemy rozwój wypadków i planujemy wrócić do F2F jak tylko będzie to bezpieczne dla naszych delegatów. Nawet przy tak dynamicznym rozwoju technologii cyfrowych i możliwości organizacji konferencji wirtualnych, nadal wierzymy w znaczenie spotkań twarzą w twarz” – Roma Guziak, Communications Manager w CECE Committee for European Construction Equipment.
– „Myślę, że frekwencja uczestników na kongresach będzie mniejsza w pierwszej fazie, potem wróci do normy. Ale kiedy? Trudno powiedzieć” – Prof. Jacek Szepietowski, Uniwersytet Medyczny we Wrocławiu.

Z powyższych wypowiedzi jasno wynika, że ludzie są istotami społecznymi, które zawsze będą pragnąć doświadczeń, podczas których spotykają się z innymi istotami ludzkimi, ale z drugiej strony muszą mieć zapewnione poczucie bezpieczeństwa, no i wreszcie odpowiednie środki finansowe, żeby te spotkania organizować i w tych spotkaniach uczestniczyć.

Dlatego powinniśmy wyjść naprzeciw tym oczekiwaniom, i nie wystarczy tylko wprowadzenie odpowiednich protokołów sanitarnych, uwzględniających zasady dystansowania społecznego i dezynfekowania powierzchni użytkowych. Pod pojęciem bezpieczeństwa mieści się też bezpieczeństwo finansowe, a to w przypadku kongresów i konferencji jest teraz mocno naruszone. Dlatego w pierwszej kolejności będziemy weryfikować umowy, które teraz będą musiały być dużo bardziej elastyczne w zakresie warunków anulacji i cen oraz ubezpieczenia.  Organizacje jasno już teraz mówią, że będą preferować destynacje, które będą bardziej elastyczne. Będą oczekiwać, że destynacja przejmie na siebie ryzyko obniżonej frekwencji. Jakiś czas temu Glasgow Convention Bureau gwarantowało organizatorom wydarzeń pokrycie strat, ale pod warunkiem, że otrzymywało w zamian udział w zysku, jeśli takowy był na wydarzeniu. Natomiast w Holandii obecnie szeroko rozpowszechniany jest “Pre-financing and guarantee fund VGF”, którego celem jest przyciągniecie jak największej ilości międzynarodowych wydarzeń do Holandii poprzez oferowanie ich organizatorom bezpieczeństwa finansowego. VGF proponuje dwa odrębne programy: program pożyczek zaliczkowych i program gwarancji.

Kolejnym, powszechnym już zjawiskiem jest komplementarność wydarzeń face 2 face ze spotkaniami online na platformach cyfrowych. Zarówno przedstawiciele branży, jak i stowarzyszeń twierdzą, że wprowadzają i będą kontynuować hybrydowe wydarzenia, ten trend będzie wzrastać, to jest pewne.  Dlatego oferujemy połączenie kongresów na żywo z transmisją online. Zapytacie dlaczego ?  Bo korporacje już zapowiedziały, że część spotkań przeniesie do świata wirtualnego, chociażby ze względu na niższe budżety, a także już potwierdzony fakt, że wyznaczone cele biznesowe osiągają poprzez wydarzenia wirtualne niższym kosztem i oszczędnością czasu. Bo uczestnicy nie będą chcieli pokonywać ogromnych dystansów, żeby uczestniczyć w wydarzeniu, a i po prostu będą się obawiać przebywania w dużych skupiskach ludzkich, będą preferować małe, lokalne spotkania. Bo organizatorzy obawiając się niskiej frekwencji fizycznej w miejscu organizacji wydarzenia, będą starać się uzupełnić przychody za pomocą sprzedaży dostępu do treści online.

I właśnie te czynniki społecznie istotnie  wpływają na warunki naszej działalności.  Ale jesteśmy już na to przygotowani. Dysponujemy obecnie technologiami cyfrowymi, które pomagają nam w interakcji pomiędzy wszystkimi uczestnikami LIVE i ONLINE. W zależności od celu wydarzenia, jego zasięgu, stopnia interaktywności i zaangażowania uczestników dobierzemy odpowiednią platformę, która sprosta stawianym wymaganiom. Analiza danych o zachowaniach uczestników pozwoli uzyskać cenne informacje, maksymalizujące satysfakcję partnerów, jak i samych uczestników.

Jednym z głównych celów udziału w wydarzeniach jest zdobywanie wiedzy. Inne to nawiązywanie nowych kontaktów, poznanie innowacyjnych rozwiązań, dzielenie się doświadczeniami. Jak to osiągnąć w przestrzeni wirtualnej, aby sprostać oczekiwaniom uczestników, utrzymać ich uwagę i stymulować ich zaangażowanie? Do pomocy nadciąga neurobiologia. Dzielimy się wskazówkami, opublikowanymi przez MCI Group, dotyczącymi projektowania angażujących doświadczeń wirtualnych.

1. Podziel zawartość na małe kawałki

Chunking (kruszenie, fragmentacja) to koncepcja warta zapamiętania. Liczba informacji, które człowiek może świadomie przetworzyć, wynosi od siedmiu do dwóch. Tak jak próba podniesienia zbyt wielu rzeczy na raz może spowodować, że coś upuścisz, tak samo wymaganie od uczestników  uchwycenia zbyt wielu pojęć na raz może spowodować, że „upuszczą” te informacje. Technika kruszenia umożliwia mózgowi skuteczniejsze trawienie i przyswajanie treści, co znacznie ułatwia integrację z pamięcią długotrwałą.

2. Wprowadź zmianę

Powszechnie przyjmuje się, że podczas sesji F2F uwaga jest najwyższa w ciągu pierwszych 10 do 12 minut, a następnie spada, gdy uczestnik zmęczony jest koncentrowaniem się lub rozprasza się. W sesjach online czas skupienia może trwać od 3 do 4 minut. Jednak badania pokazują, że uwaga jest większa, gdy mówca wprowadza coś nowego lub innego, na przykład element humoru lub pomoc wizualną, łamiąc w ten sposób przewidywalne zachowanie. Ten element zmiany, najlepiej zawierający jakąś funkcję interaktywną, jest niezbędny w środowisku wirtualnym.

3. Zwiększ adekwatność uczenia się

Adekwatność sesji powinna stać się oczywista w ciągu pierwszych pięciu minut, pokazując uczestnikom, że rozwiąże ich problem. Dzieje się tak, ponieważ trafność odgrywa kluczową rolę w poznawaniu. Kiedy informacja jest postrzegana jako istotna dla uczestnika, wysiłki poznawcze znacznie się zwiększają, prowadząc do dużo lepszych efektów.

4. Efekt odstępu

W 1885 roku psycholog Hermann Ebbinghaus odkrył, że ludzie zapominają aż 80% materiału, którego nauczyli się w ciągu 24 godzin. To odkrycie doprowadziło do tak zwanej „krzywej zapominania” (forgetting curve). W przeciwieństwie do intensywnego uczenia się, uczenie się, które ma miejsce przez dłuższy czas, daje mózgowi wystarczająco dużo „przestrzeni” na przyswajanie nowych faktów. Uczestnicy odniosą większy sukces, kiedy materiał będzie rozłożony w czasie i powtórzony zamiast przekazywany im jednorazowo „w dużej dawce”.

5. Stwórz doświadczenie multisensoryczne

Ludzie uczą się najlepiej, kiedy wszystkie zmysły są zaangażowane i kiedy ich wyobraźnia jest najbardziej aktywna. Eksperci potwierdzają, że sesje wykorzystujące dwa lub więcej zmysłów są bardziej efektywne niż sesje wykorzystujące tylko jeden.

Pomóż uczestnikom online stworzyć mocne i trwałe wspomnienia, sprawiając, że wyobrażają sobie kolory, słyszą dźwięki i doświadczają emocji. Korzystając z kreatywnego projektowania wirtualnych wydarzeń, rozważ czynności, które wymagają ruchu, angażują kubki smakowe, a nawet zmysł węchu.

6. Wyzwalaj właściwe emocje

Uczenie się nie jest tylko refleksyjne – jest też emocjonalne. Badacze potwierdzili, jak emocje wpływają na procesy psychiczne. Mówiąc prościej – dorośli będą się uczyć i angażować, jeśli im na tym zależy. Będą uważać, jeśli poczują się zachęceni. Nawiążą nowe relacje, jeśli poczują się mile widziani. Dlatego emocje są zbyt zakorzenione w procesie uczenia się, aby je ignorować jako ważny czynnik procesu edukacji. Wyzwalanie właściwych emocji może pomóc uczestnikom lepiej się uczyć i zwiększyć ogólne zaangażowanie podczas sesji.

Anna Jędrocha, prezes zarządu Symposium Cracoviense
Anna Górska, doradca zarządu Symposium Cracoviense

https://online.symposium.pl/