Eventy online z Mazurkas Congress Management
Szanowni Państwo,
Jak Państwo zapewne wiecie Mazurkas jest firmą z długim stażem, w tym roku obchodzimy swoje 30-lecie. Zapowiadało się bardzo hucznie, już pod koniec zeszłego roku z okazji tych obchodów objęliśmy patronatem wystawę Leonardiana w Pałacu w Wilanowie.
Niestety początek roku przyniósł nieoczekiwany rozwój wydarzeń. Z zagrożeniem jakie niesie nowy wirus spotkaliśmy się bezpośrednio w marcu b.r., będąc w trakcie realizacji kongresu Miast Historycznych 3.0. Konferencja, pierwotnie zaplanowana była na dwa dni. Pierwszego dnia wydarzenia w całym kraju wprowadzony został zakaz organizacji spotkań, konferencji i eventów, co skutkowało skróceniem wydarzenia o jeden dzień. Szybka modyfikacja programu pozwoliła na wydłużenie obrad pierwszego dnia i zrealizowanie większości wystąpień. Wprowadziliśmy również nieprzewidywane wcześniej rozwiązania konferencji hybrydowej. Łączyliśmy się zdalnie z częścią uczestników i prelegentów, którzy już nie mogli przyjechać do Polski osobiście. Dzięki szybkiej reakcji i doświadczeniu naszego zespołu, program merytoryczny konferencji został zrealizowany bez uszczerbku.
Kolejne kongresy zaplanowane na letnie i jesienne miesiące z dnia na dzień zaczęły być przenoszone na kolejne lata. Absolutnie rozumiemy obawy organizatorów, wydarzenia planowane są na długo wcześniej, są często zwieńczeniem karier naukowców. Oczekuje się, aby wydarzenie było wyjątkowe, zgromadziło jak najwięcej uczestników, obfitowało w ciekawe wykłady, bogaty program towarzyszący. Okazuje się jednak, że jest to możliwe także w świecie wirtualnym czy hybrydowym, o czym mogliśmy się przekonać w październiku organizując 2 produkcje: NUTECH 2020 (International Conference on Development and Applications of Nuclear Technologies) i MRW 2020 (Microwave and Radar Week) składający się z 4 oddzielnych konferencji: MIKON, URSI, IRS, SWP. Oba wydarzenia prezentujemy szerzej w naszych case studies.
To, na co szczególnie chciałam zwrócić uwagę to dobór odpowiedniej platformy do organizacji konferencji. Koszt wdrożenia takiego narzędzia znacznie przewyższa koszt organizacji na platformie Zoom, ale zapewnia spokój organizatorom i bezpieczeństwo transmisji. Każdy z uczestników otrzymuje link z unikalnym hasłem, dzięki czemu mamy pewność, że w konferencji uczestniczą tylko osoby, które opłaciły udział w konferencji. Mamy też możliwość wcześniejszego nagrania wykładu, aby wyeliminować ewentualne problemy przy połączeniach na żywo.
Kluczowe jest odpowiednie przygotowanie prelegentów, przeprowadzenie wystarczającej ilości prób, wcześniejsze nagranie kluczowych wystąpień i stały kontakt z uczestnikami. Często jest to dla prelegentów pierwsze takie doświadczenie.
Obie z tych realizacji odbywały się w opcji hybrydowej, istotne było zastosowanie wskazań reżimu sanitarnego, opracowanie procedur, podpisanie stosownych oświadczeń przez uczestników, jak najmniej kontaktowa rejestracja uczestników oraz bezpieczny catering.
Gorąco zachęcamy do zmiany formatu planowanych konferencji, walnych zgromadzeń, posiedzeń z formy tradycyjnej na hybrydową lub wirtualną. Wiele z tych wydarzeń musi się odbyć w wyznaczonym czasie. Po kilku miesiącach doświadczeń wiemy, że na rynku są funkcjonalne rozwiązania, które z pewnością zaspokoją Państwa oczekiwania. Wirtualne trendy pozostaną z nami na zawsze. Uczestnictwo on-line stanie się stałą pozycją w tabeli opłat rejestracyjnych, jako tańsza alternatywa.
Tym bardziej zachęcamy do wejścia do wirtualnego świata organizacji konferencji i zapoznania się z naszą ofertą.
Katarzyna Rokicka
Sales Director
Mazurkas Congress Management
