Platforma eventowa – przygotowanie eventu w czasie wyjątkowym
Wyjątkowa sytuacja na świecie skłoniła profesjonalnych organizatorów kongresów (PCO) do wyjątkowych decyzji. Wiele znaczących wydarzeń musiało zostać odwołanych lub przeniesionych do rzeczywistości hybrydowej/online. Fakt ten wymusił na branży eventowej prezentację nowych rozwiązań i narzędzi.
O innowacjach w branży eventowej rozmawiamy z Iwoną Bajger, członkiem zespołu tworzącego platformę meeting.net.pl.
Jak sytuacja związana z COVID-19 wpłynęła na branżę eventową w Pani perspektywy?
Branża eventowa oraz – co najbardziej mnie cieszy – odbiorcy naszych eventów otworzyli się na wydarzenia w formule hybrydowej. My również chętnie działamy hybrydowo. Zaczynamy badać ten „nowy ląd” – coraz jaśniej widzę, jak wiele dobrego przynosi nam to nowe medium i nowe doświadczenie eventowe, jakie z niego dla nas wypływa. Uczymy się nowych dróg dostępu do odbiorcy hybrydowego. Zauważamy, że wydarzenia hybrydowe kreują nową jakość konsumencką. Ta jakość jest bardzo ciekawym zjawiskiem – teraz trzeba mu się nie tylko przyglądać, ale dopasować narzędzia eventowe do niej. W trudnych czasach staramy się ułatwiać życie naszym Klientom – stąd wychodzimy z naszą platformą meeting.net.pl, która pomaga naszym partnerom organizować eventy digitalnie.
Dlaczego akcent w Państwa firmie padł właśnie na sam proces organizacji eventu, a nie na jego transmisję i prezentację online?
W szerokiej dyskusji o digitalizacji branży eventowej brakowało nam pewnego wątku. Jak
w czasie zagrożenia epidemicznego organizować eventy hybrydowe? Jak przenieść kolosalną pracę międzyludzką, która działa się w trybie face to face na miesiące przed realizacją do bezpiecznej przestrzeni online? To były pytania, które zadawaliśmy sobie wiosną 2020. Czuliśmy, że musimy zadbać o organizatorów eventów, o proces bezpiecznego dojścia do wydarzenia i naszą odpowiedzią na te przeczucia i potrzeby była platforma meeting.net.pl. Wciąż podejmujemy się wielopłaszczyznowych projektów – niezależnie czy organizujemy je w najbliższym czasie hybrydowo, czy przenosimy realizacje na kilka miesięcy w przód i stawiamy na spotkania w realu. Kwestia logistyki, projektów przestrzeni eventowej, agendy, doboru atrakcji, rezerwacji miejsc hotelowych czy targowych – musi być na bieżąco opracowywana.
Jak platforma może pomóc w przygotowaniu eventu?
Platforma eventowa, którą stworzyliśmy, to narzędzie do działania online, które pozwala na sprawną organizację wydarzeń – targów, konferencji, sympozjów, projektów teambuildingowych. Jako organizator możemy samodzielnie zarządzać wysoce rozbudowanymi eventami w programie CMS – i nie spędzać setek godzin przed ekranem komputera porządkując maile, faktury, zamówienia, listy danych. Platforma meeting.net.pl to usprawnienie naszych działań w branży – zarządza ona rezerwacjami naszych gości, bada ich preferencje dotyczące programu, tworzy identyfikatory, projektuje interaktywne mapy eventowe. Spina nam projekt w jednym miejscu. Porządkuje dane. Jest ona również platformą współpracy i porozumienia między organizatorem, a Klientem, odbiorcą wydarzenia. Dzięki temu rozwiązaniu, możemy na wiele miesięcy przed naszą „godziną 0” opracować kształt eventu i sprawnie go modyfikować.
Czy zarządzanie platformą jest skomplikowane?
Samo zarządzanie platformą meeting.net.pl jest bardzo proste – została ona zaprojektowana tak, aby intuicyjnie prowadzić przygotowanie eventu. W obsłudze przypomina ona inne znane systemy CMS, takie jak WordPress, Joomla czy Drupal. Dzięki temu, że każdy organizator eventu może samodzielnie obsługiwać platformę, możemy liczyć na znaczne obniżenie kosztów związanych z logistyką przygotowań i prowadzenia projektów.
Jakie najważniejsze funkcjonalności, według Pani oceny, posiada platforma?
Przede wszystkim, do każdego organizowanego poprzez platformę wydarzenia przypisujemy personalizowaną witrynę obsługującą je – to jest podstawowa funkcja porządkująca, nasza baza dowodząca, więc od niej zacznę. Na tej witrynie goście mogą rejestrować się, zapoznawać się z agendą wydarzenia, programem artystycznym/merytorycznym eventu czy wiadomościami generowanymi przez organizatorów. Platforma komunikuje nas z gośćmi, ale również angażuje ich w sam event. O zbliżającym się wydarzeniu również poinformuje gościa platforma meeting.net.pl, która odlicza dni, godziny, minuty i sekundy do wielkiego startu naszego eventu. Nie ma więc szansy, abyśmy event przegapili. Poprzez platformę goście mogą wybrać ulubioną pozycję menu do swojego lunchboxa lub zapisać się na atrakcję, warsztaty, panel dyskusyjny. Platforma pozwala również na dokonanie zakupów eventowych: rezerwacji i opłacenia pokoju hotelowego w wybranej konfiguracji, zakupu stoisk targowych czy innych dodatkowych usług. Najważniejsze jest jednak to, że platforma ma wiele funkcjonalności, które możemy modyfikować na życzenie Klienta, kod jest elastyczny. Generować możemy zaszyfrowane informacjami personalnymi kody QR dla każdego uczestnika na zaprojektowanych przez platformę identyfikatorach. Do eventu tworzona będzie interaktywna mapa. Stoiska targowe, atrakcje, scena, strefa gastro – to wszystko będzie przedstawiane na digitalmapie wraz z przebiegiem wydarzeń w strefach i możliwością zapisu na atrakcje czy spotkania.
Czy platforma meeting.net.pl obsługuje już wydarzenia?
Tak, platforma meeting.net.pl jest gotowa i będzie przez nas rozwijana w trybie ciągłym. Jej wersje demo obsługiwały już z dużym powodzeniem wydarzenia organizowane przez Tarifa Corporate Events, między innymi Networking Branży Turystycznej, który odbył się w lutym 2020 roku czy międzynarodowe targi branżowe naszego Klienta, w których uczestniczyło kilka tysięcy osób. Jesteśmy przekonani, że przed nami jeszcze wiele owocnej współpracy eventowej. Show must go on!
Iwona Bajger
Członkini zespołu meeting.net.pl